「優秀な候補者だったのに、面談当日に連絡なくキャンセルされてしまった…」
「日程調整の連絡を最後に、候補者からの返信が途絶えてしまった…」
採用活動において、このような「面談のドタキャン」や「選考途中での辞退」にお悩みの採用担当者様は少なくないのではないでしょうか。多大な時間と労力をかけた採用活動が、面談に繋がらなければ大きな機会損失となります。
候補者との大切な接点である面談への参加率を高めることは、採用成功における極めて重要なステップです。本記事では、採用のプロの視点から、面談参加率を上げるための具体的なコツを解説します。
面談参加率が低下する3つの要因
まず、なぜ面談参加率が低下してしまうのか、その原因を候補者側の視点で理解することが重要です。主な原因は以下の3つに集約されます。
- 他社での選考が先行・内定が出た
特に優秀な人材ほど、複数の企業に同時に応募し、選考を受けているケースがほとんどです。自社からの連絡や日程調整に時間がかかっている間に、よりスピーディーで魅力的な対応をした他社で選考が進んでしまえば、そちらを優先するのは自然なことです。 - 企業への志望度が低下した
応募当初は興味を持っていたものの、その後の企業からの連絡の文面が事務的であったり、レスポンスが遅かったりすることで、「自分は歓迎されていないのかもしれない」「この会社はあまり候補者に寄り添ってくれないのかもしれない」と感じ、志望度が下がってしまうことがあります。 - 単純に面談を忘れていた、日程が合わなくなった
多忙な候補者の場合、悪意なく面談日時を失念してしまうケースも少なくありません。また、急な業務やプライベートの予定が入り、再調整の連絡をためらっているうちに、連絡が途絶えてしまうことも考えられます。
これらの原因の根底には、候補者とのコミュニケーション不足や、候補者一人ひとりへの配慮の欠如が隠れています。
面談参加率を高める３つのポイント
面談参加率の低下を防ぐ鍵は、応募から面談までの「候補者とのコミュニケーション」の質を高めることにあります。以下の3つのポイントを意識するだけで、候補者の心を掴み、参加率を大きく改善できます。
- 応募への「最速」かつ「個別」の一次連絡
候補者が応募ボタンを押した瞬間が、最も志望意欲が高いタイミングです。この熱量を逃さないために、応募があったら24時間以内に、可能であれば即時に一次連絡を行いましょう。
その際、単なるテンプレート文面を送るのではなく、「〇〇様のご経歴の△△という点に大変魅力を感じ、ぜひ一度お話をお伺いしたいと思いました」といったように、応募者一人ひとりに向けた「特別なメッセージ」を添えることが極めて効果的です。 - 候補者ファーストのスムーズな日程調整
日程調整は、企業側の都合だけを提示するのではなく、候補者に選択肢を持たせることが鉄則です。
「下記の日程でご都合のよろしい時間帯を複数お教えいただけますでしょうか」と、複数の候補日を提示し、相手に主導権があるように見せる配慮が大切です。日程調整ツールなどを活用し、候補者の手間を最小限に抑える工夫も喜ばれます。 - 面談担当者からの「想い」を伝える
日程が確定したら、面談を担当する社員から一言メッセージを送るのも有効な手法です。「現場の責任者である〇〇です。△△様のご経験について、ぜひ詳しくお伺いできることを楽しみにしております」といった一文があるだけで、候補者は「自分に会いたがっている人がいる」と感じ、面談への期待感が高まります。
「面談のドタキャン」を防ぐリマインドのコツ
コミュニケーションの質を高めると同時に、戦略的なリマインドを行うことで、「面談のドタキャン」や「選考途中での辞退」を防ぎ、面談参加率をさらに高めることができます。効果的なリマインドには2つのポイントがあります。
- タイミング：前日と当日の2回
一般的に、面談前日の午前中と、当日の2〜3時間前に行うのが効果的です。これにより、多忙な候補者のうっかり忘れを確実に防ぎます。 - 内容：事務的＋αのメッセージ
「明日の面談、よろしくお願いいたします」という事務的な連絡だけでなく、「〇〇様にお会いできますことを、社員一同楽しみにしております。」といった、温かみのある一言を添えましょう。この小さな心遣いが、候補者の「行こう」という気持ちを後押しします。
候補者一人ひとりに寄り添った丁寧なコミュニケーションは、採用活動の根幹です。特に、ダイレクトリクルーティングで優秀なエンジニアにアプローチする際には、このようなきめ細やかな対応が、他社との差別化に繋がり、採用成功を大きく左右します。
貴社の採用課題に合わせた、より具体的な面談参加率向上の施策や、候補者との効果的なコミュニケーション戦略について、さらに詳しくご提案することも可能です。
まずはお気軽にご相談くださいませ。